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रिसेप्शनिस्ट की मुख्य भूमिका संगठन या व्यवसाय के लिए एक डोरमैन के रूप में कार्य करना है। विशिष्ट कार्य कंपनी की प्रकृति के आधार पर भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, एक क्लिनिक में एक रिसेप्शनिस्ट स्वास्थ्य देखभाल रूपों को संसाधित करने में सहायता कर सकता है, और एक सैलून रिसेप्शनिस्ट बाल उत्पादों को बेचने की कोशिश कर सकता है। हालांकि, रिसेप्शनिस्ट द्वारा कुछ कार्य किए गए हैं जो सार्वभौमिक हैं।
कॉल और ईमेल प्राप्त करें
एक रिसेप्शनिस्ट को हमेशा कॉल लेना चाहिए। इस कार्य की जटिलता व्यवसाय से व्यवसाय तक भिन्न होती है - ऐसे समय होते हैं जब रिसेप्शनिस्ट को मल्टी-लाइन फोन को संभालने की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य समय में कॉल वॉल्यूम हल्का होता है। रिसेप्शनिस्ट को फोन का विनम्रता से जवाब देने और कॉल को सही विभाग को निर्देशित करने की आवश्यकता होती है या जब आवश्यक हो तो संदेश को संक्षेप में लिखता है। कभी-कभी एक रिसेप्शनिस्ट के पास ईमेल पते तक पहुंच होती है और उसे ईमेल को उपयुक्त व्यक्ति को पुनर्निर्देशित करना चाहिए।
अभिवादन करने वाले
रिसेप्शन डेस्क पर मौजूद व्यक्ति का कंपनी में सकारात्मक तरीके से प्रतिनिधित्व करने का कार्य है। रिसेप्शनिस्ट द्वारा डिजाइन की गई छवि कंपनी की प्रकृति पर निर्भर हो सकती है। यदि यह एक ब्यूटी सैलून है, तो यह अधिक महत्वपूर्ण हो सकता है कि रिसेप्शनिस्ट के पास एक शानदार बाल कटवाने और इसे साफ रखने के लिए हो। यदि क्षेत्र फैशनेबल है, तो फ्रंट डेस्क अटेंडेंट को एक विविध अलमारी की आवश्यकता हो सकती है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि व्यापार, रिसेप्शनिस्ट को कर्मचारियों और आगंतुकों के साथ दोस्ताना और पेशेवर होने की आवश्यकता है।
कुली
यद्यपि यह महत्वपूर्ण है कि रिसेप्शनिस्ट एक पेशेवर छवि को पारित करता है और आगंतुकों को आराम से छोड़ देता है, एक रिसेप्शनिस्ट को कभी-कभी आगंतुकों की स्क्रीनिंग करनी होती है। सुरक्षा चिंताओं को बढ़ाने की उम्र में, एक रिसेप्शनिस्ट को यह पुष्टि करने की आवश्यकता हो सकती है कि आगंतुक कौन है, उनकी पहचान के लिए पूछें, या यह देखने के लिए जांचें कि क्या वे अतिथि सूची में हैं। कुछ व्यवसायों में एक आंतरिक संचार प्रणाली होती है जो रिसेप्शनिस्ट को भवन तक पहुंच प्राप्त करने से पहले आगंतुक की जांच करने की अनुमति देती है।
सामान्य काम
फोन कॉल का जवाब देने और आगंतुकों को प्राप्त करने में अधिकांश दिन लग सकते हैं, रिसेप्शनिस्ट में कुछ प्रशासनिक जिम्मेदारियां भी होती हैं, जिसमें टाइपिंग लेटर और मेमो, शेड्यूलिंग कॉन्फ्रेंस, मेलिंग के लिए लेख पैकिंग, सिलाई-शीट प्रसंस्करण और फाइलिंग शामिल हो सकते हैं। दस्तावेजों। एक रिसेप्शनिस्ट भी कुछ क्षेत्रों को साफ और व्यवस्थित रखने और कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने के लिए बैठकों के समन्वय में सहायता कर सकता है।
