विषय
इस तरह के रिकॉर्ड के बिना अच्छी तरह से प्रलेखित मिनटों के साथ बैठकें अधिक प्रभावी और कुशल हैं। निर्णय नोट किए गए हैं और कार्रवाई आइटम और उनके लिए कौन जिम्मेदार है, इस पर नज़र रखी जाती है। चर्चा के आवश्यक तत्वों का वर्णन किया गया है ताकि बैठक में शामिल नहीं होने वाले लोग आसानी से पता लगा सकें कि नए मुठभेड़ों पर समय बर्बाद किए बिना क्या हुआ। मिनट बनाकर, आप शानदार मीटिंग्स के लिए अपनी प्रतिष्ठा में अच्छी चीज़ें जोड़ेंगे।
निर्णय
एक बैठक में प्रत्येक व्यक्ति ने क्या हुआ है और क्या निर्णय लिया गया है, इस पर उनका दृष्टिकोण होगा। इन निर्णयों को रिकॉर्ड करना और उन्हें मिनटों के हिस्से के रूप में प्रकाशित करना, भविष्य में किसी भी तरह की असहमति होने पर निर्णय का एक आधिकारिक संस्करण है।
निर्णय लेते समय मिनट बनाना भी अधिक स्पष्टता को लागू कर सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि चर्चा के अस्पष्ट होने पर नोट्स सही हैं, सचिव "जैसे कि सभी सहमत हैं कि उत्पाद लॉन्च जुलाई या अगस्त में होगा?" यह सभी प्रतिभागियों को एक ही समझ के साथ बैठक छोड़ देता है।
एक्शन आइटम
एक बैठक में सहमत कार्रवाई आइटम का रिकॉर्ड विशेष रूप से उन समूहों के साथ उपयोगी है जो नियमित रूप से मिलते हैं। पिछली बैठकों से आइटम की समीक्षा करने से यह जानना आसान हो जाता है कि अभी भी क्या करने की आवश्यकता है। यह टीम के सदस्यों को बैठक से पहले अपने कार्यों को करने के लिए एक प्रोत्साहन देता है।
कानूनी आवश्यकताएं
कुछ मामलों में, जैसे बोर्ड की बैठकों के लिए, मिनट समूह की विधियों की आवश्यकता हो सकती है। उन्हें करों और ऑडिट जैसे उद्देश्यों के लिए कानूनी दस्तावेज माना जा सकता है। इन कंपनियों में आमतौर पर एक सचिव होता है जो सभी बैठकों में मिनटों के लिए जिम्मेदार होता है।
एक सचिव को परिभाषित करना
चूंकि सटीक मिनट महत्वपूर्ण हैं, प्रत्येक बैठक में एक निश्चित सचिव होना चाहिए। पूर्ण नोट्स बनाना और बैठक में सक्रिय रूप से भाग लेना भी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, इसलिए यह अक्सर सबसे अच्छा होता है यदि मीटिंग फैसिलिटेटर तथ्यों को रिकॉर्ड करने के लिए किसी अन्य व्यक्ति को चुनता है। इस कर्मचारी को बैठक के निर्णयों, कार्रवाई की वस्तुओं और चर्चा पर स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से ध्यान देना चाहिए। बहुत बड़े ग्रंथों को नहीं पढ़ा जा सकता है।
शैलियों
मीटिंग मिनट लिखने के लिए अलग-अलग स्टाइल हैं। परिषद की बैठकों के लिए, जहां ये भूमिकाएं कानूनी और आधिकारिक दस्तावेज हैं, कानून ग्रंथों में किस प्रकार की जानकारी की सूचना देंगे। कुछ प्रकार की चर्चा उस चर्चा को रिकॉर्ड नहीं करती है जिसके परिणामस्वरूप किसी विशेष मुद्दे पर अंतिम निर्णय लिया जाता है।
हालांकि, व्यावसायिक बैठकों या परियोजना टीमों में, चर्चा के प्रमुख बिंदुओं को दर्ज करने के लिए आमतौर पर अधिक प्रभावी होता है। इन बिंदुओं का रिकॉर्ड रखने के लिए उन लोगों के लिए उपयोगी है जो उपस्थित नहीं हो सकते थे या जो याद रखना चाहते थे कि पहले क्या चर्चा की गई थी ताकि अगली बैठक में कोई समय बर्बाद न हो।
