विषय
अल्फ़ान्यूमेरिक सिस्टम रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के लिए एक विकल्प है और अन्य भंडारण विधियों की तरह, उपयोगकर्ताओं को महत्वपूर्ण जानकारी संग्रहीत करने और उन तक पहुँचने के लिए एक व्यवस्थित तरीका देता है।
मेल
एक अल्फ़ान्यूमेरिक सिस्टम अक्षरों (ए से जेड तक व्यवस्थित) और संख्याओं का संयोजन है (सबसे छोटे से सबसे बड़े तक का क्रम)।
यह कैसे काम करता है
अल्फ़ान्यूमेरिक सिस्टम नामों (आमतौर पर एक विषय) और अंकों के संयोजन का उपयोग करता है। बड़े होने पर, वे आमतौर पर अप्रत्यक्ष पहुंच का उपयोग करते हैं, अर्थात, एक फ़ाइल को पुनः प्राप्त करने के लिए एक सूचकांक या कोड से परामर्श किया जाना चाहिए। इस तरह के बड़े पैमाने पर सिस्टम आमतौर पर स्वचालित होते हैं।
लाभ
एक कोड का उपयोग करते हुए अप्रत्यक्ष एक्सेस सिस्टम में फ़ाइल के नाम को छोटा करना और सिस्टम की सुरक्षा को बढ़ाना होता है, क्योंकि एक उपयोगकर्ता को फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने के लिए कोड से परिचित होना चाहिए, "वेस्ट वर्जीनिया काउंटी रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट मैनुअल"।
नुकसान
अल्फ़ान्यूमेरिक सिस्टम के उपयोगकर्ताओं को अधिक प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है, यदि वे विशुद्ध रूप से वर्णनात्मक या संख्यात्मक पद्धति का उपयोग कर रहे हों। त्रुटियां सरल प्रणाली की तुलना में सही होने के लिए अधिक सामान्य और अधिक कठिन हैं।
उदाहरण
अल्फ़ान्यूमेरिक संगठन पद्धति का एक उदाहरण लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कैटलिंग सिस्टम है, जो अधिक विशिष्ट विषयों और शेल्फ जानकारी को इंगित करने के लिए बड़े क्षेत्रों और संख्याओं की पहचान करने के लिए दो पत्रों के साथ अपनी सामग्री का आयोजन करता है।
