विषय
- प्रक्रिया एक: धनराशि जमा करना
- प्रक्रिया दो: अनुसंधान
- प्रक्रिया तीन: बिक्री विभाग से संपर्क करें
- प्रक्रिया चार: विशिष्ट खाता
- प्रक्रिया पांच: उपभोक्ता से संपर्क करें
- प्रक्रिया छह: नई प्राप्तियां
कई कंपनियां केवल पैसे से काम नहीं करती हैं और इसलिए उनकी पुस्तकों में प्राप्य प्रविष्टियां दर्ज करती हैं। ये ऐसे मूल्य हैं जो ग्राहकों को कंपनी पर बकाया हैं और आम तौर पर आय विवरण में आय के रूप में मान्यता प्राप्त है। यह प्रक्रिया कठिन हो सकती है और अक्सर प्राप्त धन ग्राहक के खाते में आसानी से पोस्ट नहीं किया जा सकता है। इस क्षेत्र में कार्यविधियाँ इस कार्य को कारगर बनाने के लिए तकनीकों को निर्दिष्ट करती हैं।
प्रक्रिया एक: धनराशि जमा करना
सभी चेक और नकद प्राप्त खातों को प्राप्य प्रणाली में जमा करें, भले ही उनकी पहचान न की जा सके। क्रेडिट कार्ड से भुगतान की प्रक्रिया भी तुरंत करें। आप लेन-देन के दस्तावेज के लिए अज्ञात चेक द्वारा जमा पर्ची पर एक नोट कर सकते हैं। जमा रसीदों की प्रतियां आमतौर पर ऑनलाइन उपलब्ध कराई जाती हैं, लेकिन यह उन वस्तुओं के लिए नहीं है जो जमा का हिस्सा हैं। उन वस्तुओं की प्रतियां बनाएं जिन्हें तुरंत पहचाना नहीं जा सकता है और उन्हें प्राप्त तिथि तक फाइल कर सकते हैं।
प्रक्रिया दो: अनुसंधान
फ़ाइल को सबसे पुरानी वस्तुओं के साथ ले जाएं और पहले उन पर काम करें। सिस्टम में समान नाम खोजने की कोशिश करें। ग्राहक का नाम गलत दर्ज किया गया हो सकता है। आप सभी खुले चालानों की खोज कर सकते हैं जो भुगतान राशि या अन्य विशेष विवरण से मेल खाते हैं। कुछ लेखा विभागों में अज्ञात वस्तुओं पर फाइलें हैं जिन्हें हल किया गया है, इसलिए यदि आपको उसी ग्राहक से एक और चेक प्राप्त होता है, तो आपको पहचान के मुद्दों पर अपना समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है।
प्रक्रिया तीन: बिक्री विभाग से संपर्क करें
बिक्री कर्मचारियों से संपर्क करें और उन भुगतानों के बारे में जानकारी प्राप्त करें जिनके पास सिस्टम में एक संवाददाता नहीं है। चूंकि रसीदें बिक्री विभाग में उत्पन्न हुई हैं, इसलिए विक्रेता कुछ उपयोगी जानकारी प्रदान करके आपकी मदद कर सकते हैं। धन एक बिक्री के लिए भुगतान हो सकता है जिसे अभी तक मान्यता नहीं मिली है और अगर ऐसा है, तो बिक्री विभाग को प्रणाली में प्राप्य राशि दर्ज करने की आवश्यकता है। यदि आपको पता चलता है कि बिक्री विभाग से असंबंधित बिक्री के लिए क्या धनराशि प्राप्त हुई थी, तो इसमें शामिल विभाग और लेखा प्रबंधक को सूचित करें।
प्रक्रिया चार: विशिष्ट खाता
अज्ञात प्राप्ति के लिए उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट सामान्य खाता बही का निर्माण करें। यह खाता अक्सर क्रेडिट बैलेंस के साथ देयता के रूप में बनाया जाता है। जब आप अज्ञात भुगतान प्राप्त करते हैं, तो आप पैसे डेबिट करते हैं और अज्ञात प्राप्तियों के खाते को क्रेडिट करते हैं। एक बार जब आपने पहचान लिया कि उपभोक्ता किस राशि को संदर्भित करता है, तो आप प्रविष्टियों को उलट सकते हैं और प्राप्य खाते में प्रवेश कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप क्रेडिट खातों को प्राप्य और स्पष्ट देनदारियों के लिए क्रेडिट नोट का उपयोग कर सकते हैं।
प्रक्रिया पांच: उपभोक्ता से संपर्क करें
यदि बिक्री विभाग के भीतर कोई रसीद नहीं मिल सकती है, तो अगला कदम ग्राहक से संपर्क करना और बिक्री के बारे में विवरण प्राप्त करने का प्रयास करना है। कभी-कभी, एक छोटा व्यवसाय स्वामी अपने नाम पर कुछ खरीद सकता है, लेकिन किसी भी खाते में कोई प्रतिपक्ष नहीं होने पर, कंपनी से चेक के साथ भुगतान करें। यदि फोन नंबर चेक पर नहीं है, तो आपको संपर्क जानकारी खोजने के लिए इंटरनेट का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। सुनिश्चित करें कि ग्राहक से बात करते समय आपके पास चेक या कॉपी हाथ में हो ताकि आप अधिक से अधिक जानकारी दे सकें।
प्रक्रिया छह: नई प्राप्तियां
यदि उचित समय के बाद भी आप ग्राहक को अपने सिस्टम पर नहीं पा सकते हैं, तो सिस्टम पर प्राप्य एक नया खाता बनाने के लिए नियंत्रक से पूछें। फिर स्थिति के बारे में एक नोट जोड़ें और चेक को उस नए खाते से लिंक करें। चेक की राशि के आधार पर, उचित खाते में धन लगाने की कोशिश करने में एक घंटे से अधिक खर्च करने का कोई मतलब नहीं है। यदि आपके पास इन वस्तुओं में से बहुत कुछ है, तो बिक्री कर्मचारियों से मिलकर यह निर्धारित करें कि इस समस्या के पीछे क्या है और इसे ठीक करने का प्रयास करें।
