विषय
एक औपचारिक व्यावसायिक रिपोर्ट किसी दिए गए प्रोजेक्ट के परिणामों या निष्कर्षों की रिपोर्ट करने पर ध्यान केंद्रित करती है, जैसे कि बजट में बदलाव या ग्राहक सेवा अनुसंधान। दस्तावेज़ परियोजना के उद्देश्य, उसकी रणनीतियों और खोजों को उजागर करेगा, जिससे पाठक को विषय पर गहराई से ज्ञान न हो, उद्देश्य और परिणामों को बेहतर ढंग से समझ सके।
परिचय और निष्कर्ष
एक औपचारिक व्यावसायिक रिपोर्ट में एक छोटा परिचय शामिल होगा। यह पाठक का पहला संपर्क होना चाहिए, जबकि निष्कर्ष अंतिम होना चाहिए। पाठ की औपचारिकता, साथ ही संपूर्ण रिपोर्ट को बनाए रखने के लिए दोनों को तीसरे व्यक्ति में लिखा जाना चाहिए। जबकि परिचय प्रश्न में परियोजना के प्राथमिक उद्देश्यों की व्याख्या करता है, निष्कर्ष परिणामों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और क्या परिवर्तन की आवश्यकता है।
उद्देश्य / अवलोकन
परिचय के बाद अवलोकन सीधे आता है। इसे एक उद्देश्य सत्र के रूप में भी जाना जाता है, क्योंकि यह उन कारणों की व्याख्या करता है जिनके कारण परियोजना को अंजाम दिया जा रहा है। उदाहरण के लिए, यदि विषय ग्राहक की राय के बारे में है, तो इसका कारण यह हो सकता है कि कंपनी ने नई सेवाओं या उत्पादों को लागू किया है, यह जानना चाहता है कि क्या इसकी वर्तमान पेशकश पिछले वाले से बेहतर है।
तरीके और रणनीति
औपचारिक व्यवसाय रिपोर्ट की एक अन्य विशेषता दस्तावेज़ के लिए जानकारी या अनुसंधान प्राप्त करने के लिए उपयोग की जाने वाली विधियों या रणनीतियों की प्रस्तुति है। पिछले उदाहरण के पूरक के लिए, कंपनी ने उपभोक्ताओं से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए टेलीफोन साक्षात्कार या ऑनलाइन प्रश्नावली का उपयोग किया हो सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि आप सूचना प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाने वाले तरीकों का उल्लेख करते हैं, यदि यह ठीक से काम नहीं करता है। इसलिए अधिकारी वापस जा सकते हैं और इस पद्धति का विश्लेषण कर सकते हैं कि वे जो शोध चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए क्या बदलने की आवश्यकता है।
खोज और परिणाम
निष्कर्ष या परिणाम रिपोर्ट भाग आमतौर पर दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। निष्कर्ष उदाहरण के लिए साक्षात्कार या प्रश्नावली में लागू किए गए प्रश्नों के उत्तर प्रकट करेंगे। तालिका या ग्राफ़ स्वरूपों में समग्र परिणाम प्रस्तुत करें। उनका उपयोग ग्राहक सेवा कार्यक्रमों में सुधार, उत्पाद विकास या पैसा बचाने के बजट में कटौती करने के लिए किया जाना चाहिए। परिणाम अनिवार्य रूप से व्यवसाय के भीतर समस्याओं को हल करने, कमाई में सुधार, ग्राहक संबंधों में सुधार और आय बढ़ाने के लिए समग्र बिक्री बढ़ाने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
