विषय
व्यवसाय में प्रबंधन या काम करने के लिए व्यावसायिकता, संगठन और संचार की आवश्यकता होती है। कुछ बिंदु पर, प्रत्येक कंपनी को एक व्यवसाय और / या व्यवसाय पत्र को सही ढंग से लिखने और आगे बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। दस्तावेज़ का प्रारूप और सामग्री पेशेवर व्यावसायिक दृष्टिकोण को दर्शाती है। इस प्रकार के पत्र को लिखने का एक से अधिक तरीका है। उनमें से दो को ज्यादातर कंपनियों द्वारा स्वीकार्य माना जाता है।
मूल संरचना
व्यवसाय पत्र आमतौर पर टाइप किए जाते हैं और लेटरहेड की शीट पर मुद्रित होते हैं। ऐसे मामलों में, प्रेषक की जानकारी (जैसे कि कंपनी का नाम, पता और संपर्क नंबर) पहले से ही लेटरहेड पर है और उसे पत्र में शामिल नहीं किया जाना चाहिए। यदि लेटरहेड का उपयोग नहीं किया जाता है, तो ऐसी जानकारी को शामिल किया जाना चाहिए। पत्र जिस दिन जारी किया गया था वह निम्नानुसार संरचित दिखाई देता है: दिन / महीना / वर्ष।
प्राप्तकर्ता का नाम तारीख के बाद दिखाई देता है और व्यक्तिगत शीर्षक से शुरू होता है, जैसे: "Mr." या "श्रीमती" और नाम। तब प्राप्तकर्ता जानकारी में उपयोग किए जाने वाले ग्रीटिंग का उपयोग करता है, जो ग्रीटिंग दिखाई देता है।
पाठ का मुख्य भाग सलामी के बाद आता है। यह महत्वपूर्ण है कि एक व्यावसायिक पत्र संक्षिप्त, तथ्यात्मक और पेशेवर हो - हालांकि यह एक अनुकूल स्वर रखने के लिए भी उचित है।पत्र एक समापन के साथ समाप्त होता है, आमतौर पर एक वाक्यांश, जैसे: "ईमानदारी से" या "धन्यवाद" और प्रेषक के हस्ताक्षर।
सबसे आम शैली
सबसे लोकप्रिय व्यवसाय पत्र शैली ब्लॉक है। इस प्रारूप के नियमों का पालन करने के लिए, बाईं ओर सभी पाठ उचित होना चाहिए। डिफ़ॉल्ट एक फ़ॉन्ट आकार 12 है, और "टाइम्स न्यू रोमन" शैली की सलाह दी जाती है। दस्तावेज़ में लाइनों के बीच सरल अंतर होना चाहिए, लेकिन पैराग्राफ या अनुभागों के बीच दोगुना होना चाहिए। इसमें पैराग्राफ, प्रेषक और प्राप्तकर्ता की जानकारी और बंद होने का शरीर शामिल है। ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करना एक उद्योग मानक है।
दूसरी सबसे आम शैली
संशोधित ब्लॉक प्रारूप व्यापार की दुनिया में दूसरा सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला प्रकार है। इसमें ब्लॉक प्रारूप के समान संरचना है लेकिन कुछ अंतरों के साथ। ब्लॉक प्रारूप में, संशोधित लाइनों के बीच सरल रिक्ति है और पैराग्राफ के बीच डबल है। फ़ॉन्ट "टाइम्स न्यू रोमन," आकार 12. इसके अलावा, पाठ प्रारूप भी बाएं-औचित्यपूर्ण है (तिथि और बंद होने के अलावा, जो केंद्रित हैं)। हालांकि यह शैली व्यावसायिक पत्रों के लिए स्वीकार्य है, लेकिन यह ब्लॉक प्रारूप की तुलना में बहुत कम आम है।
बोनस शैली
तीसरा और अंतिम सामान्य प्रकार का व्यावसायिक पत्र अर्ध-ब्लॉक प्रारूप है। यह आम तौर पर व्यावसायिक पत्रों के लिए स्वीकार्य प्रारूप नहीं है, लेकिन कुछ दुर्लभ उदाहरणों में उपयोग किया जाता है। यह शैली ब्लॉक के समान है, केवल अंतर पैराग्राफ के शरीर की शुरुआत में है। सभी लाइनों को बाईं ओर जस्टिफाई करने के बजाय, प्रत्येक पैराग्राफ की पहली लाइन इंडेंट की जाती है। यह निबंध के लिए एक बहुत ही सामान्य शैली है, लेकिन व्यापार पत्र लेखन में इसका व्यापक रूप से उपयोग नहीं किया जाता है। "टाइम्स न्यू रोमन" फ़ॉन्ट, आकार 12, इस पाठ शैली में बहुत आम है, हालांकि इसे "एरियल" फ़ॉन्ट द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है।
