विषय

• आसान पहुँच
• समझने में आसान
• रगड़ा हुआ
• कठिन सुरक्षा
• स्थान और दक्षता में कमी

कंप्यूटर पर डेटाबेस में फ़ाइलों को संग्रहीत करके पारंपरिक पेपर संग्रह को काफी हद तक बदल दिया गया है या सहायता प्राप्त है। पारंपरिक संग्रह के फायदे और नुकसान हैं। यद्यपि काग़ज़ की फाइलें आपकी उंगलियों पर होती हैं और आसानी से सुलभ होती हैं, लेकिन वे काग़ज़ की बहुत सी जगह और अपशिष्ट भी उठाती हैं। यह निर्धारित करना कि आपके लिए एक पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम सही है या नहीं, यह आपके व्यवसाय पर निर्भर करेगा। मेडिकल रिकॉर्ड रखने वाली लॉ फर्मों और कंपनियों के पास ऐसी फाइलें हो सकती हैं जो जल्दी-जल्दी बदलती और बढ़ती हैं, इसलिए पारंपरिक पेपर फाइलिंग दैनिक घटनाक्रमों को बनाए रखने का एकमात्र प्रभावी तरीका है।

आसान पहुँच

पारंपरिक फ़ाइल संगठन का उपयोग करना आसान है। फाइलें केंद्रीय स्थान पर भौतिक रूप से हैं। यदि आपको कुछ भी नहीं मिल रहा है, तो आप प्रत्येक फ़ाइल के माध्यम से जाने के लिए समय निकाल सकते हैं जब तक कि आप वास्तव में वही नहीं पा रहे हैं जो आप खोज रहे हैं। आपकी फ़ाइलों को देखने, स्पर्श करने और पढ़ने की क्षमता हमेशा आपको यह सोचने में मदद कर सकती है कि आपके व्यवसाय के पहलुओं को कैसे नया किया जाए।

समझने में आसान

पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम आमतौर पर समझने में आसान होते हैं। अभिलेखागार को कई तरह से व्यवस्थित किया जा सकता है, जिसमें वर्णानुक्रम से, विषय या क्षमता से, संख्यात्मक रूप से, तिथि, स्थान या महत्व के क्रम में शामिल हैं। यहां तक ​​कि अगर आप शुरू में उपयोग किए जाने वाले फाइलिंग सिस्टम को नहीं समझते हैं, तो आप अभिलेखों को खोजकर और कारकों को परिभाषित करने पर ध्यान देकर इसका पता लगा सकते हैं।

रगड़ा हुआ

दूसरी ओर, पारंपरिक फ़ाइल संग्रह को कई संगठनों में एक कंप्यूटर द्वारा बदल दिया गया है। अधिक कंपनियां कार्यालय कंप्यूटरों के लिए अपनी फ़ाइलों को स्कैन और डाउनलोड कर रही हैं। इस पद्धति के साथ, कार्यकर्ता फ़ाइलों को खोजने और उन्हें तुरंत खोज डेटाबेस सॉफ़्टवेयर के साथ अपलोड करने, समय बचाने और उत्पादकता बढ़ाने में सक्षम होंगे।

कठिन सुरक्षा

फ़ाइलों के पारंपरिक संग्रह में पर्याप्त सुरक्षा नहीं है। आग या अन्य प्राकृतिक आपदाएं फाइलों को नष्ट कर सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप व्यापार को नुकसान हो सकता है। पारंपरिक फ़ाइलों का बैकअप लेने में समय लगता है और कॉपी करने, लेबलिंग और पुन: संग्रह करने में घंटों लगते हैं।

स्थान और दक्षता में कमी

पारंपरिक फ़ाइल संगठन हाथ से निकल सकता है। आपके व्यवसाय के साथ व्यवस्थित करने के लिए फ़ाइलों की संख्या; यह सिरदर्द बन सकता है जब यह सभी कागजी कार्रवाई के लिए जगह खोजने की बात आती है। कुशलता से आइटम संग्रह करना भी एक चुनौती बन सकता है।