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सफल रिसेप्शनिस्ट कंपनी के मेहमानों, आगंतुकों और संभावित कर्मचारियों को सकारात्मक पहली छाप देते हुए कई कार्यों को संभालने में सक्षम हैं। चाहे एक छोटे से व्यवसाय या एक बहुराष्ट्रीय निगम में, उचित संगठनात्मक कौशल अच्छा स्वागत बनाए रखने की कुंजी हो सकता है। अच्छे संगठन के विचार नियमित कार्यों को सरल बनाते हैं और आतिथ्य में सुधार करते हैं।
त्वरित संदर्भ गाइड
नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले फोन, कार्यालय नंबर और एक्सटेंशन जैसे नियमित जानकारी के लिए त्वरित संदर्भ मार्गदर्शिकाएँ बनाएं। आसान हैंडलिंग और त्वरित संदर्भ के लिए इन गाइडों को टुकड़े टुकड़े किए गए फ़ोल्डरों में अलग करें। उपयोग में नहीं होने पर उन्हें संगठित फाइलों में रखें। अनुरोध किए जाने पर प्रदान करने के लिए अतिरिक्त प्रतियां रखने पर विचार करें। मार्गदर्शिकाएँ आपको अधिक कुशल बनाती हैं और कॉल स्थानांतरित करने जैसे नियमित कार्यों को गति देने में मदद करती हैं।
मुख्य प्रतिबद्धताएँ
शेड्यूल द्वारा आयोजित, दिन के लिए निर्धारित यात्राओं की सूची बनाएं। उस व्यक्ति का नाम रखें और जिसे आप आगमन के बारे में सूचित करते हैं। यह आपको आगंतुकों के लिए स्वागत वाक्यांशों को अनुकूलित करने की अनुमति देगा। उदाहरण के लिए, जब कोई मेहमान आता है, तो आप कह सकते हैं, "आपका स्वागत है श्री स्मिथ, श्रीमती सूजा बैठक का इंतजार कर रहे हैं।" इस प्रकार के स्वागत से अतिथि का अधिक स्वागत होता है और यह बैठक के परिणामों को बेहतर बनाने में मदद करता है। व्यक्तिगत स्वागत विशेष रूप से नौकरी के साक्षात्कार के लिए सहायक है। यदि एक संभावित कर्मचारी का स्वागत महसूस होता है, तो वह कंपनी के लिए काम करने का अधिक अनुकूल अवसर होने पर, आपके साक्षात्कार के लिए अधिक आराम से रहेगा।
अंतराल के लिए योजना
सुनिश्चित करें कि आपके पास बीमार होने पर या दिनों में इसे कवर करने के लिए समर्थन है। ऐसे नोट्स बनाएं जो उन मूल कर्तव्यों और कार्यों को कवर करते हैं, जो आपके स्थान पर किसी को भी दिए जा सकते हैं। आप अपनी कंपनी के विभिन्न विभागों के बीच अस्थायी प्रतिस्थापन के लिए एक रोटेशन प्रणाली बना सकते हैं। यह आपको कंपनी के विभिन्न हिस्सों के साथ और अधिक संपर्क प्रदान करेगा, जिससे भविष्य में मुद्दों का समाधान करना आपके लिए आसान हो जाएगा।
स्क्रैपबुक फ्रेम
कंपनी के लिए एक संदेश बोर्ड बनाएं, कंपनी की सकारात्मक समाचार और गतिविधियों को उजागर करें। जब आपके पास खाली समय हो तो उन्हें अपडेट करें, उन्हें प्रतीक्षा क्षेत्र में रखें ताकि आगंतुक देख सकें। यह आगंतुकों के लिए रचनात्मक तरीका होगा जब वे अपनी नियुक्तियों की प्रतीक्षा करते हुए समय गुजारें, साथ ही उन्हें कंपनी से परिचित होने में मदद करें। अपने मेहमानों को व्यस्त रखकर, आप अपना ध्यान अन्य कार्यों और फोन कॉल पर केंद्रित कर सकते हैं, जिससे आपकी कार्यक्षमता बढ़ जाती है।
जलपान
अपनी उंगलियों पर जलपान रखें। अपने डेस्क या वेटिंग एरिया में ठंडे पेय पदार्थों को रखने के लिए एक छोटा फ्रिज स्थापित करें। पास में एक व्यक्तिगत कैफेटेरिया है, साथ ही चीनी और स्वीटनर भी। अपने रिसेप्शन काउंटर या कैंडी के एक कटोरे पर पके हुए सामान का एक सेवारत प्लेस रखें। पास में जलपान होने से आप कंपनी के मेहमानों का स्वागत किए बिना ही उनका स्वागत कर पाएंगे।
