विषय
औपचारिक पत्र एक मूल सूत्र का पालन करते हैं, आपके पते के साथ शुरू होता है, जिस तारीख को पत्र लिखा गया था, प्राप्तकर्ता का नाम और पता, एक ग्रीटिंग या ग्रीटिंग, पत्र का पाठ, एक क्लोजर और आपका हस्ताक्षर। कभी-कभी पैटर्न को छोड़ना आवश्यक होता है, उदाहरण के लिए, पत्र का उद्देश्य दो लोगों के लिए अलग-अलग पते के साथ होता है, या एक कंपनी के लिए दो पते के साथ होता है। इसलिए, शर्मिंदगी से बचने के लिए पत्र में दोनों को शामिल करें।
दिशाओं
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अपना पता दर्ज करें, एक पंक्ति छोड़ें और किसी भी औपचारिक पत्र की तरह, तारीख पत्र को बाएं मार्जिन पर महीने के साथ डालें। प्रत्येक पंक्ति के बाएं हाशिये के संरेखण को "ब्लॉक प्रारूप" के रूप में जाना जाता है, जो अक्षर को औपचारिक और संगठित दिखता है। अर्ध-ब्लॉक प्रारूपों से बचें जो पते, तारीख और हस्ताक्षर को केंद्र में या पत्र के दाहिने किनारे पर रखते हैं, क्योंकि इससे पत्र गड़बड़ या भ्रमित हो जाएगा।
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एक लाइन छोड़ें और व्यक्ति या कंपनी का पहला नाम दर्ज करें। उपनाम या कंपनी के नाम के संबंध में वर्णमाला क्रम में पते दर्ज करें। पहले प्राप्तकर्ता का पता लिखें।
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डिफ़ॉल्ट पता प्रारूप का उपयोग करके दूसरे प्राप्तकर्ता का नाम और पता दर्ज करने से पहले एक और रिक्त रेखा छोड़ दें।
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पत्र को जारी रखें जैसा कि आप किसी भी औपचारिक पत्र में करेंगे। अभिवादन से पहले एक पंक्ति छोड़ें और संदेश के मुख्य भाग और समापन से पहले एक और रेखा छोड़ें। अपना नाम रखने से पहले तीन पंक्तियों को छोड़ दें ताकि आपके पास इस पर हस्ताक्षर करने के लिए एक स्थान हो। यदि लागू हो तो अपना शीर्षक या कंपनी का नाम दर्ज करें।
युक्तियाँ
- औपचारिक पत्र, विशेष रूप से व्यापार पत्र, सुरुचिपूर्ण, रसीला और उद्देश्य होना चाहिए।
