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स्वैच्छिक सेवाओं के पत्र नौकरी चाहने वालों के व्यक्तिगत विपणन में सुधार करते हैं। मानव संसाधन पेशेवर उन्हें पाठ्यक्रम के प्रवेश स्तर पर उच्च विद्यालय और विश्वविद्यालय के छात्रों से एक आधारशिला के रूप में देखते हैं। आपको स्वैच्छिक सेवा पत्र के लिए आवेदन करना होगा यदि आप हाल ही में स्नातक हैं, करियर बदल रहे हैं या नई नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं। आपके पत्र को संभावित नियोक्ताओं को संगठन में उनकी भूमिका को समझने में मदद करने के लिए तिथियों, समय और जिम्मेदारियों पर ध्यान देना चाहिए। नौकरी की तलाश से पहले जानकारी प्राप्त करने, प्रतिक्रियाओं की योजना बनाने और पत्र भेजने के लिए एक समय निर्धारित करें।
चरण 1
स्वयंसेवकों के लिए संदर्भ लिखने के लिए जिम्मेदार संगठनों या व्यक्तियों की पहचान करें। प्रत्येक व्यक्ति के साथ नाम, नौकरी का शीर्षक, तिथि और नौकरी की सूची बनाएं। अपने स्वैच्छिक सेवा पत्र अनुरोध के पहले मसौदे को लिखने से पहले क्रॉस-रेफरेंस जानकारी के लिए कार्यालयों से फोन पर संपर्क करें। आवश्यकतानुसार पते, नामों और पदों को सही करें।
चरण 2
प्रत्येक आदेश को अनुकूलित करें। प्राप्तकर्ता का पहला और अंतिम नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और पता जोड़ें। दो बार 'एंटर' दबाएँ और तारीख जोड़ें। Times दो बार दर्ज करें और पत्र के मुख्य भाग को लिखने से पहले एक अभिवादन जोड़ें। शीर्ष लेख को इस तरह दिखना चाहिए:
जेन डो समुदाय समन्वयक एक्मे इंक 200 वाशिंगटन सेंट वाशिंगटन, डी.सी.
महीना दिन वर्ष
प्रिय श्रीमती डो,
चरण 3
कंपनी में अपने समय के दौरान आपके नाम, पद और आपके द्वारा सौंपी गई जिम्मेदारियों का उल्लेख करते हुए स्वैच्छिक आवेदन के निकाय को लिखें। अपनी भूमिका से संबंधित प्रत्येक परियोजना या गतिविधि का अवलोकन करते हुए अपनी सेवा की तारीखों का संकेत दें। यदि आपके पास यह जानकारी उपलब्ध है, तो आपके द्वारा काम किए गए घंटों को शामिल करना सुनिश्चित करें। आपके पत्र का मुख्य भाग कुछ इस तरह दिखना चाहिए:
मेरा नाम तहजीया चैपमैन है, और मैं X जुलाई 20XX से X जनवरी 20XX तक प्रदान की गई मेरी सेवाओं के बारे में एक स्वैच्छिक सेवा पत्र का अनुरोध करने के लिए लिख रहा हूं। मेरी जिम्मेदारियों में नए सदस्यों के लिए सदस्यता का प्रबंधन, मासिक समाचार पत्र लिखना और संपादन करना, ऑनलाइन सामग्री का समन्वय करना और संपादकीय प्रोटोकॉल पर नए इंटर्न को प्रशिक्षित करना शामिल था।
चरण 4
संगठन से जानकारी प्राप्त करने में उनकी मदद करने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देकर पत्र का समापन करें। अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में पत्र टाइप करें, एक वर्तनी जांच करें, व्याकरण और विराम चिह्न और मुद्रण त्रुटियों की समीक्षा करें। भेजे गए सभी दस्तावेजों की प्रतियां अपने पास भेजे गए तारीख को ध्यान में रखते हुए। लोगों को यह बताने के लिए फॉलो-अप कॉल करने पर विचार करें कि आपका पत्र अपने रास्ते पर है।
