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एक माफी हमेशा व्यक्ति में, यदि संभव हो, या फोन पर होनी चाहिए, जिसके माध्यम से संवाद करना संभव है। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब माफी ईमेल बनाने के लिए सबसे अच्छा विकल्प होता है। आप उन लोगों के साथ शांति बनाना चाह सकते हैं जिन्हें आप केवल एक ऑनलाइन फ़ोरम में जानते हैं, कोई व्यक्ति जो सेना में है या बहुत दूर है। यदि आप एक ईमेल भेजना चुनते हैं, तो आपको एक प्रोटोकॉल का पालन करना होगा ताकि आपका संदेश उस भावना को प्राप्त हो जिसमें इसे भेजा गया था।
क्रमशः
चरण 1
ईमेल के पहले दो वाक्यों में माफी माँगें। अन्यथा, व्यक्ति आपके द्वारा किए गए नुकसान की गंभीरता के आधार पर, संदेश को पढ़ने से बच सकता है।तुरंत अपना खेद व्यक्त करके, आप इस संभावना को बढ़ा देंगे कि व्यक्ति आपकी माफी को गंभीरता से लेगा।
चरण 2
आपने जो गलत किया उसका ठीक ठीक संकेत करें। "मुझे आपकी भावनाओं को आहत करने के लिए खेद है!" या "मुझे सब कुछ के लिए खेद है" पर्याप्त नहीं है। आपको उस व्यक्ति को यह बताना होगा कि आप उसे पहचानते हैं और हर उस चीज की जिम्मेदारी लेते हैं जिसने उन्हें चोट पहुंचाई है। यदि आप ईमानदारी से नहीं जानते हैं कि आपने क्या किया है, तो व्यक्ति को चोट पहुंचाने के लिए माफी मांगें। उसे बताएं कि आप यह जानना चाहते हैं कि आपने क्या किया है और आप दोनों के बीच की समस्याओं को हल करने के लिए जो कुछ भी करना चाहते हैं, वह करने को तैयार हैं।
चरण 3
एक माफी ईमेल लिखें जब संक्षिप्त हो और इस बिंदु पर पहुंचें। लंबे संदेश चिंताजनक होते हैं और प्रभावशीलता को कम करते हैं। वे उन्हें प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए केवल बहाने की तरह लग सकते हैं।
चरण 4
समस्या को ठीक करने के लिए आप क्या करने की योजना बनाते हैं, समझाएँ। यदि आपने कोई गलती की है, तो दिखाएं कि आप इसे कैसे हल करते हैं। व्यक्ति को वह रास्ता चुनने की अनुमति दें जिसके द्वारा वह समस्या को हल करने के लिए आपको प्राथमिकता देता है। यदि आपने कहा है कि आप क्या कहना चाहते हैं, तो व्यक्त करें कि आपका वास्तव में क्या मतलब है।
चरण 5
हमें बताएं कि आप फिर से वही गलती क्यों नहीं करेंगे। यह वह जगह है जहाँ आपको सावधान रहना चाहिए। यह बताते हुए कि आपने पहले स्थान पर ऐसा क्यों किया, यह मायावी लग सकता है। यदि आपके लिए यह स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है कि आपने ऐसा क्यों किया है, तो अपने डर को व्यक्त करें कि यह एक बहाना जैसा लग सकता है ... और यह स्पष्ट करें कि आपको नहीं लगता कि आपकी गलती क्षम्य है, बस एक स्पष्टीकरण। यह दिखाने से कि आप व्यक्ति को फिर से चोट पहुँचाने से बचने के लिए क्या करने की योजना बनाते हैं, वे फिर से आप पर भरोसा कर सकते हैं।
चरण 6
प्राप्तकर्ता के लिए अपने स्नेह की पुष्टि करें। यदि आप एक जीवनसाथी हैं, तो अपने प्यार को पूरी तरह से व्यक्त करें। यह जानने के लिए ज़रूरी है कि व्यक्ति को यह पता चले कि आप उनकी प्रशंसा करते हैं और यह सबसे अच्छे के लिए है, तब भी जब वे आपसे नाराज़ होते हैं।
चरण 7
स्थिति को सुलझाने में मदद करने के लिए उसे बेहतर महसूस करने के लिए क्या आवश्यक है, यह पूछकर बंद करें।
चरण 8
एक प्यारा और ईमानदार अंतिम वाक्य लिखें और ईमेल पर हस्ताक्षर करें। जवाब के इंतजार में धैर्य रखें, क्योंकि व्यक्ति को पढ़ने, विश्लेषण करने और प्रतिक्रिया देने में समय लगेगा।
