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रिसेप्शनिस्ट आम तौर पर पहले ऐसे लोग होते हैं जिन्हें आप किसी कार्यालय में प्रवेश करते समय देखते हैं, जो उन्हें उन कंपनियों का एक महत्वपूर्ण प्रतिनिधित्व करता है, जिनके लिए वे काम करते हैं और कार्यालय में अन्य पेशेवरों। व्यावसायिक शिष्टाचार का पालन करना एक रिसेप्शनिस्ट की नौकरी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन कई बदलाव और राय जो अच्छे शिष्टाचार का निर्माण करते हैं, एक रिसेप्शनिस्ट या पर्यवेक्षक के लिए उचित व्यवहार निर्धारित करना मुश्किल बनाते हैं।
महत्व
रिसेप्शनिस्ट का महत्व उस व्यक्ति के रूप में है जो कॉल करने वाले और आगंतुकों को पहली छाप प्रदान करता है, ओवरस्टेट करना कठिन है। खराब शिष्टाचार के साथ एक रिसेप्शनिस्ट एक बैठक से पहले एक नकारात्मक स्वर देता है और संभावित ग्राहकों में आत्मविश्वास को प्रेरित नहीं करता है। दूसरी ओर, एक रिसेप्शनिस्ट जो एक कारोबारी माहौल के शिष्टाचार का पालन करता है, व्यावसायिकता और दक्षता की एक मजबूत भावना देता है। इससे न केवल बाहरी लोगों के लिए कंपनी की छवि में सुधार होता है, बल्कि इससे अन्य कर्मचारियों को भी लगता है कि उनका कार्यालय काम करने के लिए एक पेशेवर स्थान है।
प्रकार
रिसेप्शनिस्ट विभिन्न तरीकों से अपने नियोक्ताओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। रिसेप्शनिस्टों के लिए फोन कॉल और ग्रीटिंग विज़िटर का उत्तर देना दो सबसे सामान्य कार्य हैं, और दोनों के लिए उचित शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। कंपनी की नीति में रिसेप्शनिस्टों को फोन पर एक पूर्वनिर्धारित स्क्रिप्ट का उपयोग करने और कॉल करने के दौरान विभिन्न प्रकार के ग्राहकों से संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है। अन्य मामलों में, रिसेप्शनिस्ट को प्रत्येक ग्राहक इंटरैक्शन को अलग-अलग तरीके से संभालने के लिए अपने स्वयं के विवेक का उपयोग करने की अनुमति है, लेकिन औपचारिकता और व्यावसायिकता के उचित स्तर के साथ। कार्यालय में काम करने वाले व्यक्ति कभी-कभी एक रिसेप्शनिस्ट को अतिरिक्त नियम देते हैं, जैसे कि एक रिसेप्शनिस्ट कब और कैसे उनसे संपर्क कर सकता है।
प्रशिक्षण
जबकि कुछ कार्यालयों में रिसेप्शनिस्टों को हाई स्कूल या कॉलेज डिप्लोमा रखने की आवश्यकता होती है, रिसेप्शनिस्ट के शिष्टाचार प्रशिक्षण का अधिकांश हिस्सा नौकरी पर होता है। रिसेप्शनिस्ट एक ऐसी स्थिति में एक कार्यालय में काम करना शुरू कर सकते हैं, जिसमें बातचीत की आवश्यकता नहीं होती है, या तो डेटा प्रविष्टि नौकरी के रूप में या कार्यालय सहायक के रूप में। कंपनी की नीतियों पर ध्यान दें और रिसेप्शनिस्ट किस तरह से व्यवहार कर सकते हैं, नए कर्मचारियों को पहली बार रिसेप्शनिस्ट पद के लिए अर्हता प्राप्त कर सकते हैं, जो अनुभव उत्पन्न करेगा जो अन्य रिसेप्शनिस्ट नौकरियों को खोजने में उपयोगी हो सकता है।
विचार
रिसेप्शनिस्ट के शिष्टाचार के लिए हर उद्योग और कार्यालय के अपने नियम होते हैं। कुछ कार्यालयों को एक औपचारिक पोशाक और भाषण मोड की आवश्यकता होती है। दूसरों को शिष्टाचार का एक और आकस्मिक रूप प्रदान करता है ताकि ग्राहकों को आराम और स्वागत महसूस हो सके। एक नए रिसेप्शनिस्ट और उसके पर्यवेक्षकों के बीच संचार सभी को यह बताने के लिए आवश्यक है कि क्या अपेक्षित है। एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में, यदि आप किसी विशेष स्थिति के लिए शिष्टाचार के बारे में अनिश्चित हैं, तो विनम्रतापूर्वक माफी मांगें और एक वरिष्ठ पर्यवेक्षक या रिसेप्शनिस्ट से पूछें कि आपको कैसे जवाब देना चाहिए।
टिप्स
भले ही प्रत्येक कार्यालय अलग-अलग हो, लेकिन रिसेप्शनिस्ट अभी भी कुछ उसी युक्तियों से लाभ उठा सकते हैं। मल्टीटास्किंग व्यक्ति होना अच्छे प्रदर्शन के लिए आवश्यक है, लेकिन जब कोई ऑफिस में प्रवेश करता है, तो उन्हें अपना पूरा ध्यान देना जरूरी है। इसका मतलब है कि कॉल को होल्ड पर रखना या उन्हें जल्दी से पूरा करना, अलग-अलग पेपर सेट करना और आंखों का सीधा संपर्क बनाना। एक रिसेप्शनिस्ट का कार्यक्षेत्र अधिक पेशेवर दिखाई देने के लिए अव्यवस्था मुक्त होना चाहिए और साथ ही जानकारी प्राप्त करने और किसी को एक फॉर्म भरने के लिए किसी पेन की पेशकश करने जैसे सरल कार्यों को पूरा करने के लिए आसान बनाना चाहिए। अंत में, जब किसी को किसी कार्यालय में ले जाते हैं, तो रिसेप्शनिस्ट को हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए नेतृत्व करना चाहिए कि उसकी उपस्थिति की अनुमति दी जाए और उसे जाने की शर्मिंदगी से बचाने के लिए न जाने कहाँ जाना है।
